Finanzantrag
Ablauf
Der AStA fördert Projekte und Aktivitäten von Fachschaften und Hochschulgruppen. Für einen möglichst schnellen Ablauf sollen alle Anträge mit den zuständigen Referaten des AStA zunächst vorbesprochen werden. Meldet euch dafür bitte beim Finanzreferat (finanzen[at]asta.tu-darmstadt.de).
Beachtet bitte in allen Fällen die unten genannten Hinweise zu Antragstellung und Abrechnung.
Fachschaften
Bitte lest erst die Informationen für Fachschaften.
Hochschulgruppen
Wendet euch, nach dem beachten der unten genannten Hinweise, mit eurem Antrag zur Vorbesprechung auch an das Finanzreferat.
Dort erfahrt ihr, ob euer Antrag vollständig ist und welche Schritte nun folgen.
Internationale Studierende | International Students
Wendet euch mit eurem Antrag zur Vorbesprechung an das Referat für Internationales: internationales[at]asta.tu-darmstadt.de
Dort erfahrt ihr, ob euer Antrag vollständig ist und welche Schritte nun folgen.
Please contact the AStA International Office with your application for a preliminary discussion: internationales[at]asta.tu-darmstadt.de.
There you will find out if your application is complete and which steps you have to take.
Alle anderen:
Wenn ihr dagegen weder Fachschaft noch Hochschulgruppe noch Internationale Studierende seid, könnt ihr Anträge auch an das Finanzreferat schicken. Ihr bekommt dann eine Rückmeldung, auf welcher Sitzung der Antrag besprochen wird.
Finanzanträge sind vorbehaltlich der Einreichung von Belegen und Kalkulation. Diese müssen eigenständig und vollständig von den Antragsteller*innen eingereicht werden. Zugesagte, nicht abgerufene Mittel können nach vorab genannter Frist wieder zurückgezogen werden.
Gerne könnt ihr zuvor Fragen per Mail klären, natürlich auch verschlüsselt. Die entsprechenden E-Mail-Adressen finden sich unter Kontakt.
Bitte achtet bei euren Anträgen, Veranstaltungsankündigungen, Texterzeugnissen, Vorträgen, etc. auf gendersensible Sprache.
Benötigte Unterlagen
zur Antragstellung
- ausgefülltes Finanzantragsformular (kann auch als Scan gemailt werden, muss aber vollständig ausgefüllt und unterschrieben vorliegen)
- Kalkulation der erwarteten Ausgaben und Einnahmen bei Veranstaltungen
- ggf. Informationen über Vortragende, Mitveranstalter*innen, Kooperationspartner*innen, o.ä.
- Book-n-Drive: wenn ihr ein Auto über den AStA mieten wollt, berechnet bitte hier vorher die Kosten.
für die Auszahlung der bewilligten Gelder
Rechnungen (s.u.)
Finanzantragabrechnungs-Formular, findet ihr unten unter Dateien oder bekommt ihr im AStA-Büro
Abrechnung
WICHTIG: Genehmigte Finanzanträge können bis zu einem halben Jahr nach Antragsstellung abgerechnet werden. Wir können nur mit Originalbelegen abrechnen. Bitte gebt diese im AStA Büro Stadtmitte ab oder schickt sie per Hauspost dorthin. Ihr könnt natürlich auch persönlich vorbeikommen, wenn die*der Finanzreferent*in da ist. Bitte beachtet folgende Punkte um eine zügige Abrechnung ohne Rückfragen zu ermöglichen:
- Vermerkt bei den Belegen worum es geht und von wem die Belege kommen
- Alle unsere Belege werden gescannt, deshalb:
- Kassenbons u.ä. auf A4 Blätter kleben, dabei auf allen Seiten Ränder zum scannen und abheften lassen und bei langen Kassenbons an entsprechenden Stellen schneiden.
- Nicht tackern sondern Büroklammern verwenden
- Wenn ihr die Belege auch nur per E-Mail bekommen habt könnt ihr uns das natürlich auch digital weiterleiten.
- Für Reisekosten bitte das Reisekostenformular verwenden.
- Bei Veranstaltungen mit Verlustübernahme muss eine Kalkulation beigefügt sein, aus der insbesondere auch die Einnahmen hervorgehen
Ordnungsgemäßes Ausstellen von Rechnungen und Quittungen
Allgemeine Pflichtangaben auf Rechnungen:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift der*des Erbringer*in der Leistung sowie der*des Leistungsempfänger*in
- die der*dem Erbringer*in der Leistung vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihr*ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte USt-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung von der*dem Rechnungsaussteller*in einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung bzw. den Zeitpunkt der Vereinnahmung der Vorauszahlung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist.
- das Entgelt für jeden Steuersatz oder jede Befreiung,
- jede im Voraus vereinbarte Preisminderung, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
- den anzuwendenden Steuersatz
- den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
Eine Quittung unterscheidet sich hierdurch im Allgemeinen lediglich durch die Tatsache, dass damit gleichzeitig auch der Erhalt des Geldes bestätigt ("quittiert") wird. Hierbei ist zu beachten: Im Feld "Unterschrift und Stempel" der üblichen Quittungsformulare ist, da die meisten Quittungsaussteller nicht über einen Stempel verfügen, leserlich(!) und vollständig Name und Anschrift einzutragen! - Zusätzlich zur Unterschrift!
Die Quittierung für eine bereits gezahlte Leistung kann auch mittels einem entsprechenden (ggf. handschriftlichen) Vermerk auf einer Rechnung geschehen. Die übliche Floskel dafür lautet "Betrag dankend erhalten" oder "Betrag dankend erhalten am [Datum]".
Quittungen alleine dürfen im Sinne einer Kleinbetragsrechnung lediglich bis 150 Euro ausgestellt werden, darüber hinaus können sie lediglich den Empfang des Geldes bestätigen, aber keine Rechnung ersetzen.
